第一步：先檢查照片，不要急著清潔
在乾淨、乾燥、光線充足的桌面上操作，遠離飲料、食物和陽光直射。拿取照片時儘量托住邊緣，避免觸碰成像面。如果照片捲曲、脆裂、表面起翹，或粘在相簿、玻璃上，不要強行壓平、剝離或擦拭；先拍下現狀，必要時諮詢照片保護專業人員。
不要用水、酒精、家用清潔劑、膠帶或橡皮擦處理原件。它們可能讓乳劑層、塗層或已經脆弱的紙基受到不可逆損傷。掃描前取下旁邊的回形針等物件即可，不要為了“看起來乾淨”而冒險處理照片本身。
第二步：選一種對原件安全的拍攝方式
狀態良好、能夠平放的小照片，可以使用乾淨的平板掃描器。先確認整張照片能放進掃描區域，不需要壓住突出或捲起的邊緣。脆弱、彎曲、尺寸過大或有明顯損傷的照片，更適合使用俯拍相機或手機支架；不要把珍貴原件送進自動進紙器。
沒有掃描器時，手機也能完成家庭記錄：把照片平放在啞光、顏色均勻的背景上，鏡頭與照片平行；使用柔和、均勻的環境光，避開閃光燈和玻璃反光；擦淨手機鏡頭，對焦後檢查四角是否清晰。若畫面出現梯形、陰影、反光或模糊，調整機位和光線後重拍，不要指望後期裁切補回丟失的細節。
第三步：保留足夠細節和原始版本
掃描解析度要結合照片尺寸、細節、放大和列印需求決定。美國國家檔案館針對其數字化工作給出了按原件型別和尺寸設定畫素的示例，其中照片的長邊常以約 3000 畫素作為目標之一；這不是適用於每臺裝置、每種家庭照片的硬性標準。比盲目追求軟體顯示的高 DPI 更重要的是使用真實光學取樣、拍攝清晰、完整保留邊緣，並避免把低清影像插值放大後誤認為細節增加。
如果裝置支援，保留一份未經修飾的高質量主檔案；TIFF 等無損格式適合留檔，JPEG 更適合日常瀏覽、傳送和網頁使用。儲存空間有限時，可將原始檔案與分享用副本分開儲存。不要只留下經過自動美化、裁切或降噪後的版本——後續任何編輯都應該從未改動的數字副本重新開始。
第四步：馬上做命名、說明和備份
檔名應幫助未來的自己認出照片。一個實用格式是：
年份-人物或事件-地點-編號.tif例如 1968-外公外婆-上海-01.tif。不確定年份時，用 約1960年代 或 年份待考，不要為了整齊把推測寫成事實。把人物、地點、日期範圍和資訊來源記錄在同名說明檔案或照片管理工具中；家人的口述也可以註明“由某某回憶”，方便後來核對。
至少保留多個副本：例如電腦一份、外接硬碟一份、異地或可信雲端一份。美國國家檔案館的家庭檔案數字化指南建議遵循 3-2-1 規則：三份副本、兩種不同介質、一份異地儲存。重要檔案最好偶爾抽查能否開啟，而不是隻確認“同步圖示顯示完成”。數字化不會讓紙質原件失去價值，掃描完成後仍應妥善儲存原件。
一張照片的快速檢查表
- 原件沒有被強壓、摩擦、清潔或送進自動進紙器。
- 畫面完整、方向正確，人物和邊緣細節清楚，沒有明顯反光或陰影。
- 原始掃描單獨儲存，修復或裁切版本沒有覆蓋它。
- 檔名、人物、地點和日期註明了確定資訊與推測資訊。
- 重要照片有不止一個可恢復的備份。
先把原件安全地數字化，再考慮修復、上色或製作展示版本。數字副本可以反覆編輯；原件卻無法從一次不當操作中“撤銷”。
